Projektmanagement

Im Rahmen der Vorbereitung auf die neue Oberstufe im achtjährigen Gymnasium beschäftigt sich eine Arbeitsgruppe mit dem Seminarfach P. Zunächst soll es darum gehen, mehr über die Theorie zu erfahren und dabei vor allem mehr über die Rolle des Projektleiters, also des Lehrers.

Gutes Material gibt es bei den LEW Augsburg, und zwar im Forum Schule. Dort werden auch Fortbildungsveranstaltungen für Lehrkräfte angeboten. Hier das Material, das u.a. von Lehrkräften der Maßnahme "Lehrer in der Wirtschaft" erstellt wurde.

Das ISB stellt auf seinen Seiten Schritt für Schritt Material zur neuen Oberstufe bereit. Dort gibt es auch zwei Dokumente zum Seminarfach P:

Im Internet findet man eine Reihe von Webseiten zum Thema "Projektmanagement". Zwei bieten auch für Schulen brauchbare Dateien zum Download an:

  1. Stefan Hagens Online-Handbuch zum Projektmanagement. Hagen gliedert ein Projekt in 5 Teilprozesse (2 Seiten Grafik und Tabelle, PDF 61 KB): Alle Grafiken und Vorlagen finden sich in einem Dokument hier (PDF 765 KB)

  • Initiierung (hier): Die Grundlagen des Projekts (Problemstellung, Anforderungen, Ideen, Probleme, Ziele etc.) werden gesammelt, analysiert, geplant und in Form eines Projektauftrages dokumentiert.

    1. Situations- und Kontextanalyse (3 Seiten, PDF 134 KB)

    2. Projektzielsetzung (2 Seiten, PDF 91 KB)
    3. Projektorganisation (1 Seite, PDF 32 KB)

    4. Aufwands- und Kostenschätzung (1 Seite, XLS 19 KB); hier auch interessant das "Dreieck der Projektziele" (1 Seite, PDF 33 KB)

    5. Projektauftrag (2 Seiten, DOC 98 KB)

  • Planung (hier): Wenn das Projekt offiziell gestartet ist, konkretisiert das Projektteam in der Planung die Projektinhalte (Ziele, Aufgaben, Risiken etc.). Zu Beginn steht bei Projekten oft ein so genanntes "Kick-Off-Meeting" (Tagesordnung 1 Seite, DOC 59 KB)

    1. Risikoanalyse- und management ("Risikomanagement", 1 Seite, PDF 33 KB oder "Systematisches Risikomanagement", 1 Seite PDF 35 KB. Dazu gibt es auch noch eine Excel-Datei, XLS 23 KB)

    2. Aufgabenplanung (Projektstrukturplan, PSP). Der Projektstrukturplan (kurz PSP) ist ein zentrales Planungsinstrument im Projektmanagement. Ein PSP teilt die Gesamt-aufgabe eines Projekts in plan- und kontrollierbare Teilaufgaben und Arbeitspakete. Der PSP sollte möglichst alle Arbeitsschritte beinhalten, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen.
      Ein PSP kann entweder grafisch oder in Tabellenform dargestellt werden. Die grafi-sche Darstellung (Checkliste: 2 Seiten, PDF 48 KB) gleicht jener eines Organigramms (1 Seite, PDF 35 KB), die tabellarische Darstellungsform ist eine simple Aufgabenliste (1 Seite, DOC 77 KB).

    3. Termin- und Meilensteinplan: Die Termin- und Meilensteinplanung (1 Seite, DOC 67 KB) wird üblicherweise in Form eines Balkenplans (1 Blatt, XLS 33 KB) dargestellt. Dieser eignet sich als zentrales Kommunikations-, Planungs- und Controllingin-strument im Projekt, da er die logischen Zusammenhänge, Bearbeitungsdauern und sonstigen Details (z.B. Verantwortung, Mitar-beit) der Arbeitspakete zeigt.

    4. Kosten- und Ressourcenplan (1 Blatt, XLS 24 KB)
    5. Kommunikationsplan (1 Seite, DOC 61 KB)

  • Durchführung und Controlling (hier): Sobald die Planung einen ausreichenden Detaillierungsgrad erreicht hat, wird mit der Umsetzung begonnen. Parallel dazu steuert und überwacht der Projektmanager den Projektverlauf. 

    1. Information und Kommunikation: Der Projektleiter ist während der Projektrealisierung dafür verantwortlich, dass alle Projektbeteiligten in ausreichendem Maße über den Projektfortschritt informiert werden. Dies kann in Form von schriftlichen Fortschrittsberichten, Projektsitzungen, Präsentationen, persönlichen Gesprächen o.Ä. erfolgen (Projektstatusbericht: 1 Seite, DOC 64 KB).

    2. Controlling: Das Controlling eines Projekts besteht im Wesentlichen darin,

    3. Dokumentation: Sämtliche Arbeitsschritte eines Projekts sollten möglichst lücken-los dokumentiert werden. Sauber dokumentierte Projekte sind im Sinne eines aktiven Wissensmanagements von großer Bedeutung. Projektverläufe sollten so transparent und nachvollziehbar wie möglich dargestellt und dokumentiert werden, damit spätere Projektteams daraus Informationen und Erfahrungen für ihr Projekt entnehmen können. 
      Mögliche Varianten sind elektronische Projektordner (z.B. auf einem gemeinsam nutzbaren Server) oder Ablage ausgedruckter Unterlagen (z.B. in einem Projektordner). Eine Projektdokumentation kann enthalten:

      • dokumentierte Planungsschritte (z.B. PSP, Terminplan, Kostenplan)
      • Aktennotizen (1 Seite, DOC 58 KB)
      • Präsentationen, Unterlagen, Dokumente (z.B. Fortschrittsbericht) 
      • Ergebnisprotokolle (1 Seite, DOC 60 KB)

  • Abschluss (hier): Ein Projekt sollte genauso systematisch beendet werden, wie es begonnen wird. Erfahrungswerte (Lessons Learned) gehören kritisch reflektiert. Die Projektergebnisse müssen entsprechend evaluiert werden (on scope, on budget, on time?). Die Ergebnisse des Projektabschlusses sind in einem kurzen Abschlussbericht zu dokumentieren.

    1. Evaluierung und Reflexion
    2. Projektabschlussbericht (8 Seiten, DOC 94 KB)
    3. Entlastung und Auflösung der Projektgruppe

  • Nachprojektphase (hier): In der Nachprojektphase werden die Projektergebnisse genutzt. Oft ist es wichtig und ratsam, auch die Verantwortlichkeiten für die Nachprojektphase klar zu definieren.

  1. Dr. Kraus und Partner, Unternehmensberatung

Hier gibt es eine ganze Reihe von Excel-Dateien, die zwar für den Einsatz in Firmen konzipiert sind, aber dennoch einen Einblick in die PM-Arbeit geben.